HR niyə Excel bilməlidir? İnsanlarla məlumatlar arasındakı bağ

İnsan resursları insanlarla işləməkdir. İşə uyğun namizədi seçmək, əməkdaşın ehtiyacını anlamaq, komanda daxilində ünsiyyəti gücləndirmək bu işin əsas hissələridir. Bəs insan münasibətlərinin bu qədər önəmli olduğu bir sahədə Excel-in yeri haradadır? HR mütəxəssisi niyə cədvəllərlə, formullarla və hesabatlarla işləməyi bacarmalıdır?

Cavab gündəlik işin içindədir. Hər yeni əməkdaş, hər müsahibə, hər məzuniyyət müraciəti özü ilə məlumat gətirir. Şirkət böyüdükcə bu məlumatları yadda saxlamaq və ayrı-ayrı qeydlərlə idarə etmək çətinləşir. Excel həmin məlumatları bir yerə toplamağa, aralarındakı əlaqəni görməyə və suallara daha əsaslı cavab verməyə kömək edir.

HR işinin görünməyən tərəfi: məlumat

Bir əməkdaşın işə qəbulunu düşünək. Proses müsahibə və təkliflə bitmir. Onun vəzifəsi, şöbəsi, işə başlama tarixi, sınaq müddəti və iştirak edəcəyi təlimlər də izlənilməlidir. Bir nəfər üçün bu məlumatları idarə etmək asan görünə bilər. Eyni işi əlli və ya iki yüz əməkdaş üçün gördükdə isə sistemli yanaşmaya ehtiyac yaranır.

HR ilə Excel arasındakı bağ məhz burada başlayır. HR məlumatın nə üçün vacib olduğunu bilir, Excel isə onu təşkil etməyə imkan verir. İşə başlama tarixi adi bir tarix olmaqdan çıxır: əməkdaşın şirkətdə nə qədər çalışdığını, uyğunlaşma prosesinin hansı mərhələsində olduğunu anlamağa kömək edir.

Başqa sözlə, HR-in insanlarla bağlı gördüyü işin məlumat tərəfi də var. Bu tərəfi düzgün idarə etmək insanlarla işləməyə daha çox vaxt ayırmağa şərait yaradır.

“Məncə”dən “məlumata əsasən”ə

Tutaq ki, şirkətdə belə bir fikir səslənir: “Son vaxtlar çox əməkdaş işdən ayrılır”. Bu müşahidə doğru ola bilər. Amma vəziyyəti anlamaq üçün əlavə suallar lazımdır: neçə nəfər ayrılıb, hansı müddətdə, hansı şöbələrdən və nə qədər iş stajından sonra?

Düzgün toplanmış məlumat bu suallara cavab verməyə imkan yaradır. Məsələn, ayrılanların əksəriyyətinin ilk aylarda işdən çıxdığı görünə bilər. Bu isə diqqəti yeni əməkdaşların uyğunlaşma prosesinə yönəldər. Səbəbi müəyyənləşdirmək üçün yenə söhbət və araşdırma lazımdır, lakin artıq haradan başlamaq daha aydındır.

Excel HR mütəxəssisinin müşahidəsini rəqəmlərlə yoxlamasına kömək edir. Bu bacarıq rəhbərliklə danışarkən də əhəmiyyətlidir. “İşə qəbul prosesi uzanır” deməklə, gecikmənin əsasən hansı mərhələdə baş verdiyini göstərmək arasında fərq var.

Gündəlik işdə daha az qarışıqlıq

HR-in vaxtının bir hissəsi məlumat axtarmağa gedir. Hansı namizədlə yenidən əlaqə saxlanılmalıdır? Gələn ay kimlər məzuniyyətdə olacaq? Hansı əməkdaşın sınaq müddəti başa çatır?

Bu sualların cavabı müxtəlif yazışmalarda və sənədlərdə qaldıqda iş ləngiyir. Sadə Excel cədvəli isə görüləcək addımları və tarixləri bir baxışda göstərir. Nəticədə unudulan zənglərin, gecikən xatırlatmaların və təkrar yoxlamaların sayı azala bilər.

Burada Excel biliyi yalnız formula yazmaq demək deyil. Məlumatı aydın sütunlara ayırmaq, vahid qaydada daxil etmək, filtrləmək və lazım olan hissəni tapmaq da bu biliyin vacib hissəsidir. Başlanğıcda məhz bu bacarıqlar gündəlik işə ən çox fayda verir.

Excel bilən HR nə qazanır?

Excel biliyi HR mütəxəssisinə öz işini daha aydın görmək imkanı verir. Hansı prosesin vaxt apardığını, harada məlumat çatışmadığını və hansı məsələyə diqqət yetirilməli olduğunu müəyyənləşdirmək asanlaşır. Hazırlanan hesabatlar da sadəcə siyahı olmaqdan çıxıb qərarların müzakirəsinə kömək edir.

Əlbəttə, əməkdaşın motivasiyasını və ya komandanın münasibətlərini bir neçə xana ilə tam izah etmək mümkün deyil. Rəqəmlərin arxasındakı vəziyyəti anlamaq üçün insanı dinləmək lazımdır. Excel bu söhbətlərə hazırlıqlı gəlməyə, düzgün suallar verməyə və dəyişiklikləri izləməyə kömək edir.

HR-in Excel öyrənməsinin əsas səbəbi də budur: insanlarla bağlı məlumatları daha yaxşı anlamaq və gündəlik işi daha düşünülmüş şəkildə idarə etmək. Bu əlaqəni qurduqda Excel adi ofis proqramından HR mütəxəssisinin işinə dayaq olan alətə çevrilir.